Por la cantidad de recursos y equipos a cargo del departamento de mantenimiento, lo recomendable es contar con un CMMS (Computerized Maintenance Management System) que facilite la gestión y control. De lo contrario, es necesario implementar controles electrónicos y manuales para cumplir con la función de control. Lo que no es una opción es dejar de controlar ya que se manejan muchos activos y recursos financieros.

El control de mantenimiento comprende:

1. El control de todos los trabajos de mantenimiento.
2. El control y análisis diario de los suministros energéticos y sus índices (agua, diesel, electricidad y gas).
3. El control y seguimiento de los Programas Anuales y Mensuales de mantenimiento preventivo de habitaciones, equipos e instalaciones.
4. El control de gastos del mantenimiento correctivo.
5. Elaboración de las Fichas Técnicas y su actualización.
6. Estudio, análisis y control sistemático de la contratación de trabajos a terceros.
7. Velar por el cumplimiento del Reglamento de Idoneidad e Interno disciplinario de la Instalación.
8. Controlar y analizar diariamente los Partes de Averías, dando prioridad absoluta a aquellas que repercuten directamente al cliente.
9. Velar por la limpieza, la seguridad y el orden, tanto del Departamento como de las áreas donde labora su personal.
10. Asegurar la actualización de planos y documentos técnicos de la Instalación.
11. Mantener una estrecha relación con los demás Departamentos.
12. Realizar la Supervisión Sistemática de la Instalación.
13. Velar que sus subordinados creen las condiciones para realizar los trabajos con la seguridad requerida y exigir que cumplan con las reglas de Protección e Higiene del Trabajo para cada puesto de trabajo.

Control de los contratos con Terceros.    

• Los contratos con terceros (igualas y otros) se establece con el fin de garantizar la cobertura de un servicio. Algunos ejemplos son: mantenimiento a elevadores, equipamiento gastronómico, fumigación, internet, telefonía y conmutador, cámaras de vigilancia, TV por cable o satélite, bombas, refrigeración, calentador / caldera de agua, renta de impresoras, fumigación, realización de reparaciones mayores y remodelaciones.
• En el proceso de selección del futuro proveedor del servicio, es muy importante constatar la solidez y fiabilidad del mismo, por lo que se debe contar al menos con tres candidatos para la selección final de uno. Los candidatos deben presentar la documentación establecidas y al menos tres cartas de recomendación de clientes actuales.
• Toda relación con terceros debe estar soportada mediante contrato que cumpla las exigencias jurídicas básicas y se deben establecer claramente las obligaciones de ambas partes partiendo de que el prestador garantice las necesidades del hotel.
• Cada proveedor debe tener un expediente con documentos tales como: Acta constitutiva, poder notarial del representante legal, registro fiscal, comprobante de domicilio.
• Todos los proveedores deben ser evaluados semestralmente por el Gerente de Mantenimiento. En base a esta evaluación se aprueba la renovación del contrato o no.
• El pago a terceros por servicios realizados tiene que ser avalado como conforme por el gerente de mantenimiento o jefe que certifica su cumplimiento.
• No se debe liberar el pago correspondiente al servicio prestado si no cuenta con el formato de conformidad. Esta es la garantía de que la empresa se encuentra conforme con el servicio recibido.

Adquisición, Control, Reparación Y Baja De Equipos Y Maquinas.

• Adquisición.
  • Se entiende que todo equipo nuevo que se recibe en el hotel fue adquirido de acuerdo a las políticas establecidas.
  • El departamento de MTO debe garantizar que el equipo o máquina nuevo cuente con: certificado de garantía, manual de instalación, manual o Instructivos de uso y especificaciones para el cuidado del equipo, factura de compra para el expediente.
• Entrega y control.
  • Se hace entrega del equipo o máquina a la persona que lo tendrá bajo custodia y operación, mediante un acta de entrega que contiene: marca, número de serie, estado del equipo y especificaciones técnicas. y copia del manual de uso.
  • Estado en el que se entrega el equipo y debe quedar debidamente anotado que en caso de que se produzca una descompostura por negligencia en el uso del equipo o máquina, invariablemente se genera una responsiva económica.
  • A todos los equipos y maquinaria se prepara un expediente con: Copia de la factura de compra, certificado de Garantía. carta de entrega y responsiva al departamento, manual del usuario o similar., las reparaciones que se realicen al equipo.
  • El equipo o máquina se registra en el inventario de equipos de mantenimiento.
  • Se incorpora el equipo o máquina al Programa de Mantenimiento Preventivo a Equipos
• Reparación.
  • Cuando algún equipo o máquina se dañe, como primera acción se verifica si la garantía del equipo aún está vigente y se hace uso de la misma.
  • Si la garantía no tiene vigencia, el departamento de mantenimiento debe revisar el daño y evaluar que la reparación sea factible
  • Se evalúa si la reparación se puede realizar en el hotel o si es necesario enviar a un taller externo.
  • En caso de que sea a un taller externo, además de cotizar la mejor opción, se controla la salida del equipo/máquina en bitácora y según política de Seguridad sobre salida provisional del hotel.
  • Cuando el equipo/máquina regrese reparado lo recibe directamente MTO, se cierra el formato salida provisional del hotel; y se revisa su
  • En caso de que el equipo o máquina no tenga reparación o que su costo supere el 50% del valor de compra se informa al gerente o jefe de departamento que emite la requisición, quien debe de solicitar la reposición del equipo a la GG.
• Baja de equipos.
  • La baja de equipos se realiza bajo el criterio  establecido para bajas de activos.

Control del Stock.

Un CMMS es lo mejor para la gestión y control del stock de mantenimiento.

Recomendaciones:

• Dar seguimiento al inventario para conocer las existencias. Así sabremos si una pieza está disponible sin tener que revisar físicamente el almacén. El seguimiento preciso del inventario, con las piezas etiquetadas y su ubicación exacta, ahorra tiempo y evita compras innecesarias.
• Establecer niveles de inventario mínimo – máximo para el mejor control.
• Centralizar la Organización del Inventario de Mantenimiento
• Controlar las fechas y eliminar lo Obsoleto.
• Establecer reportes periódicos del Inventario de mantenimiento.
• Establecer métricas (KPI´s) tales como Nivel de rotación, Niveles de inventario y órdenes de compra.
• Definir estándar de calidad para los repuestos.
• Hay que asegurar que el personal que maneja el inventario de mantenimiento sobre el material que maneja.
• Mantener ordenado y limpio el almacén o bodega.